Os processos são constituídos pelo conjunto de atividades pré-estabelecidas, que quando executadas em uma sequência determinada, conduzirão a um resultado esperado, com o objetivo maior de transformar saídas, em produtos de valor para os clientes internos e externos.
Vejamos um exemplo:
O processo de "Gestão de Planejamento e Controle de Custos" deve garantir o desempenho da obra dentro do planejamento físico e financeiro assegurando o custo orçado e prazos contratuais.
Portanto a equipe da obra deve:
- Administrar o desenvolvimento da obra para garantir o planejamento físico e financeiro;
- Garantir alto índice de acerto na previsão de aporte mensal da Obra;
- Manter a Obra dentro do custo orçado;
- Assegurar que as apropriações de custos sejam assertivas e o estoque devidamente atualizado;
- Informar a área de orçamento qualquer desvio.
Este valor é gerado nos processos quando há aprendizado organizacional, atuação numa rede de processos interligados, inovação, olhar para o futuro, conhecimento sobre clientes internos e externos e mercado.
Você conhece a diferença de uma organização que tem uma “gestão DE processos” de outras que tem uma “gestão POR processos”?
Apesar de ser praticamente igual, em uma gestão “de” processos, a visão é por departamento, ou seja, cada processo é executado de forma independente, sem considerar a inter-relação e qualidade das entregas com os demais processos. Cada um olha apenas para a sua “caixinha”.
Neste tipo de organização, o foco primário é no gerenciamento do departamento, as pessoas buscam o desempenho da sua área de forma individualista, e pouco trabalham para buscar as soluções e estratégias que tragam melhores resultados para o negócio.
Vejamos um exemplo de um processo que foi desenhado com uma visão “de” processo, ou seja, uma visão mais no departamento, sem a preocupação de garantir que o processo do departamento foi desenhado para entregar o seu efetivo propósito.
Aquisições: Seu propósito é fazer compras na melhor relação custo beneficio, atendendo a requisitos especificados, incluindo normas técnicas.
O exemplo a seguir ilustra a gestão “de” processos mais comum em obras.
O processo de aquisições tem como um dos seus propósitos, realizar compras de acordo com os memoriais e projetos, contudo, a obra envia uma requisição muitas vezes incompleta, e compras por sua vez, não à questiona, e simplesmente realiza a compra sem uma adequada conferencia do que foi especificado. Afinal, se seu propósito é garantir compras conforme especificações, é sim seu papel avaliar a qualidade da especificação recebida, e quando necessário questionar.
Por consequência a ineficiência deste processo gerará devolução e atrasos no cronograma da obra.
Desta forma, destaco a importância de sempre coletar e alinhar necessidades e expectativas das partes com feedbacks retro-alimentados frequentemente, ou seja, procure seu cliente interno, por exemplo, no caso acima, a área de suprimentos deve procurar as obras, entender melhor o que se passa nos canteiros, quais são as reais necessidades e expectativas, e ajustar seus processos internos para que cada vez mais possa entregar o seu propósito.
Se todas as áreas tiverem esta postura de sempre alinhar necessidades e expectativas do que está sendo entregue, teremos uma gestão “por” processos.
Grande abraço!
Lucedile Antunes é Consultora organizacional em “Processos” e “Pessoas”, Escritora, Coach e Palestrante. Contatos: (11) 98424-9669 lucedile@lantunesconsultoria.com.br